Dalam dunia bisnis, sangat penting untuk menjaga keformalan dalam
berkomunikasi, baik itu dalam percakapan langsung atau pun dalam
korespondensi melalui surat atau email. Email mungkin memang lebih cepat
dan lebih efisien, namun klien atau rekan bisnis Anda tidak akan
menyukai koresponden yang terlalu santai. Jangan takut! Bacalah untuk
menemukan rahasia sederhana yang akan menambah profesionalisme Anda
dalam mengirim email dalam bahasa Inggris.
Memulai dengan kata sapa/salam
Sangat penting untuk selalu membuka email Anda dengan kata sapa, seperti "Dear Lillian,". Tergantung formalitas hubungan Anda, mungkin sebaiknya menggunakan nama belakang mereka, seperti misalnya "Dear Mrs. Price,". Jika hubungan Anda lebih santai, maka cukup katakan, "Hi Kelly," Jika Anda menghubungi sebuah perusahaan, dan bukannya perorangan, maka tulis "To Whom It May Concern:"
Berterima kasihlah kepada si penerima
Jika Anda menjawab permintaan klien, Anda harus memulai dengan ucapan
terima kasih. Contohnya, jika seseorang bertanya tentang perusahaan
Anda, Anda bisa katakan, "Thank you for contacting ABC Company." Jika seseorang membalas email Anda, pastikan untuk berkata, "Thank you for your prompt reply." atau "Thanks for getting back to me."
Jika Anda bisa menemukan cara untuk berterimakasih kepada mereka, maka
lakukanlah. Ini akan membuat mereka lebih senang dan akan membuat Anda
terlihat lebih sopan.
Sebutkan maksud Anda
Namun, jika Anda yang memulai komuniasi dengan email tersebut, tidak
perlu untuk mengucapkan terima kasih. Melainkan, mulai dengan menyatakan
maksud Anda. Contohnya, "I am writing to enquire about?" atau "I am writing in reference to?"
Sangat penting untuk menyatakan tujuan Anda sejelas mungkin di awal
email, lalu masuk ke paragraf utama dari email tersebut. Ingatlah untuk
memperhatikan tata bahasa, ejaan, tanda baca, dan hindari kalimat yang
bebelit-belit dengan membuatnya singkat dan jelas.
Kalimat penutup
Sebelum akhir email Anda, sangat sopan untuk berterima kasih sekali
lagi dan juga menambahkan kalimat penutup. Anda mungkin bisa mulai
dengan "Thank you for your patience and cooperation." atau "Thank you for your consideration." dan ikuti dengan, "If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know." dan "I look forward to hearing from you."
Akhiri dengan kalimat penutup
Langkah terakhir adalah menutup dengan menyebutkan nama Anda. "Best regards," "Sincerely," dan "Thank you," semuanya terdengar profesional. Hindari untuk menggunakan kata-kata seperti "Best wishes," atau "Cheers,"
karena itu biasa digunakan untuk email yang bersifat pribadi. Terakhir,
sebelum Anda tekan tombol kirim, periksa kembali email Anda untuk
memastikan semuanya sudah sempurna.
Mengutip :
http://www.englishfirst.co.id/englishfirst/english-learning/tipsbelajar/menulis-email-profesional.aspx
Tidak ada komentar:
Posting Komentar